I denne beskrivelse (og i TOPICA generelt) bruges begreberne "ansat" og "bruger" mere eller mindre i flæng.
Forskellen mellem disse begreber er:
En bruger er en ansat, der har et brugernavn.
En bruger kan logge ind i systemet vha. dette brugernavn.
En ansat er ikke nødvendigvis en bruger.
Når feltet Brugernavn er blankt, er vedkommede altså ansat, ikke bruger.
Det giver god mening at oprette ansatte, der ikke har brugernavn.
Det bruges f.eks. hvis man skal registrere ansvarlige sundhedspersoner (læger, sygeplejersker)
i de situationer hvor disse personer ikke selv skal have mulighed for at logge ind i systemet,
men hvor data registreres af sekretærer el. lign.
Der findes ingen brugere, der ikke er også er ansatte.
Enhver bruger er ansat ved én og kun én organisatorisk enhed.
Det kan i nogle applikationer være konfigureret, at brugernavn er et obligatorisk felt.
I sådanne applikationer vil enhver ansat der oprettes også være bruger.
Det er konfigurerbart pr. applikation / miljø, hvorvidt der bruges begrebet "ansat" eller "bruger" i brugergrænsefladen
(menupunkter, skærmbilleder, mm.)
Faneblade
Egenskaber
Historik-felter (ikke redigerbare):
Oprettet: dato/tidspunkt og brugernavn.
Opdateret: dato/tidspunkt og brugernavn (for sidste opdatering).
Redigerbare felter:
Fornavn
Efternavn
Titel
Domæne:
Det er konfigurerbart pr. applikation / miljø, om der bruges domæne eller ej.
Brugernavn:
Kombinationen af domæne (hvis det bruges) og brugernavn skal være unik i databasen.
Er det ikke tilfældet, gives fejlmeddelelse.
Adgangskode:
Under oprettelse af ny bruger vises her et indtastningsfelt.
Indtastede tegn kan ikke ses - der vises "bullets" som er standard for adgangkodefelter i
web-applikationer.
Ved redigering af eksisterende bruger vises en knap .
Tryk på denne knap fører til en ny side, hvor brugeren kan gives en ny adgangskode.
Det er konfigurerbart, hvilke regler der skal gælde for adgangskoder (længde, store/små bogstaver, mm.)
Alias:
En alternativ måde at identificere en ansat/bruger på.
Det kunne f.eks. være initialer, hvis ikke der bruges initialer i brugernavn.
Der er ikke noget krav om, at dette felt skal være unikt,
og feltet behøver ikke være udfyldt.
Klassifikation:
Dropdown.
Valgmulighederne kommer fra klassifikation-tabellen.
Indholdet i denne liste (dvs. hvilke koder der vises) er konfigurerbart pr. applikation / miljø.
Bruges typisk til at vise personale-koder fra SKS-klassifikationen
(forudsætter naturligvis, at SKS-klassifikationen er indlæst i klassifikationstabellen).
Telefon, Mobil, Fax, E-mail
- alle i to versioner:
Arbejde og Privat.
Ansat ved:
Meget afgørende for sikkerheden.
Som udgangspunkt må en bruger redigere data,
der hører til en organisatorisk enhed, som brugeren er ansat ved (eller tilknyttet - se nedenfor),
- eller en organisatorisk enhed, der hører under en af ovennævnte organisatoriske enheder.
I nogle tilfælde gælder ovenstående også for læseadgang
- det er forskelligt fra den ene type data til den anden.
Status:
Brugeren er kontaktperson:
Har ingen systemmæssige konsekvenser.
Feltet kan bruges i rapproter mm. til at udtrække/vise,
hvilke ansatte/brugere,
der er kontaktpersoner for de enekelte organisatoriske enheder (f.eks. afdeligner).
Brugeren er skjult:
Brugeren kan ikke vælges i dropdowns, hvorfra der skal vælges ansvarlige mm.
Brugeren er deaktiveret:
Brugeren kan ikke logge ind (selvom brugeren har et brugernavn).
Brugeren skal ændre adgangskoden ved næste logon:
Når en brugeradminstrator opretter nye brugere, vil det typisk være med en standard adgangskode som f.eks. "1234".
Brugeradminstratoren bør sætte flueben i dette felt for at sikre, at den nyopretede bruger ændrer denne adgangskode
når den nye bruger logger ind første gang.
Tilsvarende hvis en eksisterende bruger glemmer sin adgangskode, og derfor beder en brugeradminstrator ændre den.
Det kan konfigureres, at systemet automatisk sætter flueben i denne checkbox, sådan at nye brugere
ALTID skal rette adgangskode ved første logon.
Profiler
Afgørende for sikkerheden i systemet.
Sæt flueben ud for de profiler, som den aktuelle bruger skal have.
De profiler, der er valgt for en bruger, bestemmer hvilke adgangsrettigheder, brugeren har.
Adgange
Her kan man se, hvilke adgangsrettigheder, der følger af de valgte profiler.
Man kan IKKE rette i noget på dette faneblad
- er mængden af adgangsrettigheder ikke som ønsket, skal man rette på faneblad Profiler.
Dette faneblad er ikke tilgængeligt under oprettelse.
Tilknyttede org. enheder
En bruger er altid ansat ved netop 1 organisatorisk enhed,
og kan derudover være tilknyttet vilkårligt mange andre organisatoriske enheder.
Sikkerhedsmæsigt er der i de fleste tilfælde ikke forskel på,
om en bruger er ansat ved eller tilknyttet en given organisatorisk enhed.
Dette faneblad viser de aktuelt valgte tilknyttede organisatoriske enheder.
Der vises også en knap .
Klik på denne knap fører til en anden side, hvor man kan redigere tilknyttede organisatoriske enheder
i en hierarkisk organisations-struktur.
Dette faneblad er ikke tilgængeligt under oprettelse.
Gem brugeren for at få adgang til dette faneblad.