Opret/rediger survey

Dette skærmbillede bruges til at oprette og redigere surveys.

• Når der er en institution i kontekst, er det muligt at oprette nye surveys, forudsat at der ikke er et survey, der er "i gang". Dette gøres ved at klikke på knappen "Opret survey" i Survey-oversigt. Det er også muligt at redigere i eksisterende surveys- dette gøres ved at klikke på survey-knuderne i træet i Survey-oversigt.
• Når der er en underenhed til en institution i kontekst, kan man kun vise data om eksisterende surveys - det er ikke muligt at oprette nye eller rette i eksisterende surveys.

Faneblade

• Egenskaber:
  • Period for første survey: For den første survey på en institution (der er ny i akkrediteringssystemet), er det muligt at indtaste start- og slutdato for period for første survey.
    • Denne periode angives typisk omtrentlig - f.eks. indenfor et halvår - og bruges udelukkende til surveyplanlægning
    • Denne periode kan kun redigeres, sålænge der ikke er indtastet start- og slutdato for instans 1 (surveyorpulje - se nedenfor).
    • Grunden til at denne periode kun kan angives for første survey er, at når der findes surveys på institutionen, så er der også defieneret et tidspunikt, hvor akkrediteringsperioden udløber - og så er det dette tidspunkt, der bruges til surveyplanlægning.
  • Type af survey:
    • Initielt survey / Eksternt survey
    • Resurvey
    • Revurdering
    Se nedenstående afsnit "Fordeling" for beskrivelse af, hvordan surveytypen influerer på valg af standarder/ indikatorer i survey'en.
    Survey-type kan kun vælges i opret-tilstand - den kan ikke rettes efterfølgende.
  • Status:
    • Status (tilstand) for survey defineres af en konfigurerbar "tilstandsmaskine". Antal og navn på disse tilstande, og de mulige overgange fra én tilstand til en anden inklusive betingelser for hvornår disse overgange er lovlige, defineres i tilstandsmaskinen. Dvs. dette er ikke hårdtkodet i systemet - det kan variere over tid uden at der rettes i softwaren, og kan derfor ikke beskrives i detaljer her.
    • Her kunne være et link til en graf der beskriver den aktuelle tilstandsmaskine.
    • For hveraf de mulige tilstande, der iht. tilstandsmaskinen følger efter den aktuelle, vises en knap. Tilstandsmaskinen definerer regler for, hvilke statusskift der er lovlige fra den aktuelle tilstand. F.eks. er det - for de statusskift der afslutter den aktuelle instans' vurdering (og dermed sender surveyen til næste instans) - en typisk regel, at den aktuelle instans's vurdering skal være godkendt.
    • Hver tilstand i tilstandsmaskinen hører til én bestemt instans (se nendenstående afsnit "Instanser"). Instansen defineret af surveyens tilstand definerer, hvilke brugere der der kan angive anbefaling/indstilling, og derefter sende surveyen videre til næste instans.
    
    
    
• Instanser:
  • Viser - for hver instans - flg. data:
    • Instans-nummer og -navn - samt knap til at vise historik.
    • Planlagte start-og slut-datoer.
      Forretningsregler:
      • Start-dato må ikke ligge efter slut-dato for en given instans.
      • Start-dato for første instans (surveyor-puljen) må ikke ligge før hele surveyens startdato.
      • Start-dato for en instans må ikke ligge efter slutdato for den foregående instans.
    • Anbefaling / indstilling med dato. Gælder dog ikke for sidste instans: akkrediteringsnævnet. Akkrediteringsnævnets afgørelse spejler sig i status-skift for den samlede survey - se faneblad Egenskaber.
    • Begrundelse for afgørelse.
    • Godkendelsesstatus.
      Forretningsregler:
      • Kun brugere med udvidede rettigheder kan godkende og ophvæe godkendelse.
      • Der skal være angive anbefaling / indstilling (undtagen for sidste instans: akkrediteringsnævnet - hvor disse flter ikek vises).
      • Der skal angives begrundelse før der kan godkendes.
• Baggr.inf.:
  • Opret/rediger/vis dokumentererefencer relateret til den aktuelle survey. Alle dokumentreferencer, der har relation til et survey, er pr. definition vedr. "baggrundsinformation".
• Surveyors:
  • For at en surveyor kan registrere data på et survey, skal vedkommende surveyor være knyttet til survey'en.
  • En surveyor er en bruger, der opfylder flg.:
    • Er ansat på en organisatorisk enhed, der er markeret som hørende til akkrediterings-instansen "Surveyorpulje".
    • Har rettigheder til at læse/registrere fund og vurderinger.
  • En surveyor skal være knyttet til en survey, for at surveyor'en kan få adgang til survey'en, herunder:
    • Læse/registrere fund og vurderinger.
    • Godkende den samlede vurdering / anbefaling på survey'en.
    • Skifte status på survey'en - herunder "sende videre" til næste instans.
  • Fanebladet viser samtlige oprettede surveyors i systemet.
    • Når den aktuelle bruger har rettighed til at redigere tilknytningen af surveyors til surveys, vises ud for hver surveyor en dropdown-liste (som initielt er blank). Denne dropdown indeholder de profiler, der er knyttet til den pågældende surveyor.
    • Man skal vælge én af profilerne fra denne dropdown for at knytte surveyor'en til surveyen. Den valgte profil kaldes også for surveyorens rolle i den pågældende survey.
    • Dvs. at en given surveyor kan have én rolle i en survey og en anden profil en anden survey.
    • Det er rollen i den givne survey (dvs. den valgte profil), der styrer surveyor'ens rettigheder i den pågældende survey.
• Akkr.nævn:
  • Dette faneblad virker helt som det foregående (ovenfor beskrevne) Surveyors-faneblad, bortset fra at det her er akkr.nævns-deltagere, der knyttes til surveyen.
  • En akkr.nævns-deltagere er en bruger, der er ansat på en organisatorisk enhed, der er markeret som hørende til akkrediterings-instansen "Akkrediteringsnævn".
• Tracers.
  • Hver survey indeholder en række tracers. Fanebladet viser en liste over de aktuelt oprettede tracers i surveyen samt en knap til at oprette en ny tracer.
  • Klik på en tracer i denne liste åbner skærmbilledet Opret/redigér tracer (i læse/rediger-tilstand) i højresiden.
  • Klik på knappen "Opret ny tracer" åbner skærmbilledet Opret/redigér tracer (i opret-tilstand) i højresiden.
  • Bemærk, at man også kan se oprettede tracers i hierarkiet til venstre - se Survey-oversigten. Klik på en tracer i hierarkiet fører til vurderings-skærmbilledet (= mulighed for at registrere vurdering på tracer-niveau).
  • Sletter man en survey, slettes alle tracers i dette survey også automatisk.
• Rapporter:
  • Dette faneblad viser de rapporter, der kan køres med et survey i kontekst.
  • Det er konfigurerbart om dette faneblad er synligt, idet der er en anden måde at starte survey-rapporter på, nemlig fra Survey-oversigten.
  • Rapport-oversigten på dette faneblad tillader ikke konfigurerering og deployering.
• Historik:
  • Dette faneblad viser fuld historik for det overordnede survey-objekt.
  • Der vises IKKE historik for alle de underliggende objekter, der har relation til survey-objektet. Dette gælder for:
    • Relation til surveyors og akkrediteringsnævnsdeltagere.
    • De enkelte instansers anbefaling/indstilling. (historik for disse vises på faneblad Instanser).
• Status:
  • Dette faneblad vises kun, når den aktuelle bruger har systemadminstrator-rettighed. Det er muligt at skifte status "uden om" de almindelige regler for status-skift. Dette faneblad er derfor KUN til debug/test/fejlrettelser.
    Når man har brugt knapperne på dette faneblad til at skifte status, er det ikke alle felter/knapper, der bliver korrekt aktiveret. Derfor skal man i denne situation genopfriske skærmbilledet ved at klikke på surveyen i Survey-oversigten.
    Status-skift for almindelige brugere sker på faneblad Egenskaber.

Såvel i toppen af dette skærmbillede som i hierarkiet til venstre vises et sekventielt survey-nummer. Dette nummer opdateres i tilfælde af sletninger, så numrene altid er fortløbende. Dvs. survey-nummeret er IKKE en egenskab ved et survey.

Status for et survey har stor betydning for adgangen til at rette/registrere i surveys. - herunder oprette/redigere tracers, fund og vurderinger

Instanser

Der indgår (pt.) 3 instanser i survey/akkrediterings-processen:

1. Surveyteam
2. Akkrediterings-institution (=IKAS)
3. Akkrediterings-nævn

Ved oprettelse af survey er det muligt at registrere planlagte datoer pr. instans.

Hver af ovenstående instanser vedligeholder sin egen version af den samlede vurdering survey'en - dvs. felterne:

• Dato
• Anbefaling
• Begrundelse
• Godkendelses-status

Dog er det muligt at sætte op pr. instans, hvorvidt brugere knyttet til den instans, har adgang til at foretage vurderinger. Når en burger er ansat på en org.enhed, der er knyttet til en instans, der IKKE har adgang til at foretage vurderinger, er felterne Anbefaling, Begrundelse og Godkendelse ikke synlige.

Slut-instansen (= akkrediteringsnævnet) har IKKE felter til anbefaling/indstilling, fordi akkrediteringsnævnets afgørelse afspejler sig af surveyens status. Dvs. akkrediteringsnævnet skifter status på hele surveyen for at registrere afgørelsen.

Det er status for survey-objektet der afgør, hvilken instans der aktuelt har adgang til at skrive i survey'en, herunder. En instans kan se - man ikke redigere - i værdien af Anbefaling og Begrundelse registreret af de andre (tidligere) instanser.

Fordeling

Hver survey indeholder en "fordeling", dvs. relation til de standarder og indikatorer, der er "med" i surveyen, og som der kan/skal registreres på i den pågældende survey.

Bemærk at denne "fordeling" ikke har noget som helst at gøre med de fordelinger, der hænger på organisationen:

• fordeling af standarder til institution (primær fordeling)
• fordeling af standarder til underenhed (sekundær fordeling)
• fordeling af indikatorer til underenhed (tertiær fordeling)

Dvs. hvilke standarder, der er med i surveys, er helt uafhængigt af hvad der er fordelt mhp. journalaudit og/eller selvevaluering!

Oprettelse af survey:

• Ved oprettelse af et survey af typen "Eksternt survey" - typisk den første survey (i akkrediteringsperioden) på en given institution - vælges pr. default den seneste udgave af samtlige standarder i systemet.
• Ved oprettelse af survey af andre typer ("Resurvey", "Fokuseret genbesøg", osv.) er der flg. muligheder:
  • Hvis der findes en tidligere survey, og der ER standarder markeret til opfølgning, vises en liste med disse standarder, knyttes disse standarder pr. default til den nye survey automatisk. Dette kan brugeren dog fravælge ved klik på en radioknap.
  • Hvis der findes en tidligere survey, og der ikke er standarder markeret til opfølgning, vises en meddelelse.
  • Hvis der ikke er tidligere survey, vises ingenting vedr. valg af standarder.
• I opret-tilstand bevirker knappen "Gem og fortsæt", at der skiftes til formularen Vælg standarder.

I såvel opret- som rediger-tilstand gælder:

• Fordelingen vises direkte i Survey-oversigten.
• Fordelingen kan redigeres i Vælg standarder (tryk på knappen af samme navn her i Opret/rediger survey) - eller klik på knuden "Standarder/indikatorer" i Survey-oversigten.
• Der kan kun vælges standarder. Det vil sige, at når en standard (i en given udgave er valgt som værende "med" i survey'en, så er alle indikatorer under den pågældende standard-udgave automatisk også "med" i survey'en.